Ao fim de quinze anos a entrar em empresas de todos os tamanhos, há uma forma simples de arrumar as ferramentas que cada uma usa. Não pela função, nem pelo fornecedor, mas pela relação que a empresa tem com elas ao longo do tempo. Há três categorias, e perceber em qual está cada ferramenta diz mais sobre o controlo de um negócio do que qualquer lista de licenças.

As ferramentas que a empresa ultrapassa

A primeira categoria é a das ferramentas que serviram bem durante uma fase e deixaram de servir. A folha de cálculo que geria as encomendas quando eram dez por semana. O caderno do armazém. O email partilhado onde toda a gente vê tudo. Não há nada de errado em tê-las usado. O sinal de alerta é quando a empresa cresceu e a ferramenta não, e ninguém parou para o reconhecer. Continua-se a usar por inércia, com remendos por cima, até o remendo custar mais do que a substituição.

As ferramentas a que a empresa se adapta

A segunda categoria é a mais traiçoeira, porque parece a normal. São as ferramentas a que a empresa se molda. Software horizontal, desenhado para servir milhares de negócios diferentes, que faz quase tudo e nada exatamente como esta empresa precisa. A equipa contorna, exporta para Excel, mantém uma lista paralela, faz o passo manual que o sistema não previu. Funciona, mas a um custo que raramente aparece em fatura: o tempo de adaptar o trabalho real à forma como a ferramenta o quer ver.

As ferramentas que se tornam o tecto

A terceira categoria é a que define o futuro de um negócio sem que ninguém tenha votado nisso. São as ferramentas que se tornam o tecto, em que o que a empresa consegue fazer passa a ser limitado pelo que a ferramenta permite. A partir daí, qualquer ideia nova esbarra na mesma frase: o sistema não deixa. O perigo não é a ferramenta ser má. É a empresa ter deixado de distinguir entre o que o negócio precisa e o que o software comporta.

O que a camada de workflow protege

A infraestrutura horizontal continua a fazer sentido onde vive a escala e a regulação: bases de dados, ERP, cloud, autenticação. Essa camada partilha-se com todos, e ainda bem. A camada que vale a pena proteger é outra, a do workflow, a forma como esta equipa concreta trabalha no dia a dia. É aí que está a diferença entre empresas, e é aí que o software à medida ganha sentido. Foi por essa razão que desenvolvemos o nosso próprio software de gestão sobre a infraestrutura que já usávamos: não para substituir tudo, mas para que a camada do trabalho deixasse de ser ditada por quem nunca viu como trabalhamos.

A pergunta que vale a pena fazer

Olhar para as ferramentas do negócio com estas três categorias na cabeça é um exercício rápido e desconfortável. Quais já foram ultrapassadas. A quais nos andamos a adaptar. E quais se tornaram o tecto sem termos reparado.