A maioria das PME que fatura com regularidade a uma carteira de clientes recorrentes tem o ERP a fazer bem aquilo para que foi feito: emitir o documento, cumprir a obrigação fiscal, manter a contabilidade em ordem. O problema raramente está aí. Está no que acontece depois de a fatura existir.
A conta que ninguém faz
Criar a fatura no sistema é rápido. Enviá-la por email ao cliente, com o PDF em anexo, e arquivar o documento na pasta certa é que consome o tempo. São cerca de cinco minutos por cliente, entre abrir, anexar, escrever, enviar e guardar. Numa carteira de cinquenta clientes, isso são mais de quatro horas de trabalho administrativo por cada ciclo de faturação, repetidas todos os meses, com uma probabilidade de erro em cada passo. Quando esse número se diz em voz alta, costuma surpreender quem o faz, porque ninguém somou as parcelas.
A pergunta sem resposta fácil
Há uma pergunta que aparece sempre nestas operações e que, sem um sistema a registar cada passo, fica no ar: já foi enviada a fatura ao cliente X? Quando o envio é manual, a resposta depende da memória de quem o fez, ou de procurar na caixa de correio enviado. Nas empresas com que trabalhamos, esta incerteza não é um detalhe: é o que obriga a refazer trabalho, a pedir desculpa a clientes que receberam a fatura duas vezes, ou a descobrir tarde que alguém ficou esquecido.
O mesmo trabalho, cinquenta vezes
O trabalho repetitivo tem uma característica traiçoeira: cada instância parece pequena de mais para justificar atenção. Cinco minutos não são nada. O problema é que cinco minutos multiplicados por uma carteira inteira, e depois por doze meses, deixam de ser nada e passam a ser dias inteiros de uma pessoa, gastos a transportar informação de um lado para o outro sem lhe acrescentar valor nenhum.
O que muda quando o ciclo se fecha sozinho
Desenvolvemos uma forma de fechar este ciclo sem mudar de ERP. O utilizador cola os dados a partir da folha de cálculo, seleciona as linhas que quer processar, e carrega num botão. O sistema cria cada fatura no ERP, envia o email com o PDF em anexo, e arquiva o documento, cliente a cliente, sem intervenção manual em cada um. A redução de tempo ronda os 80%, mas o ganho que as empresas valorizam primeiro não é esse: é saber, a qualquer momento, exatamente o que foi enviado, a quem, e quando.
Automatizar sem trocar de sistema
Vale a pena sublinhar o que aqui não aconteceu: a empresa não trocou de ERP, não mudou a forma de emitir os documentos, não reformou a contabilidade. Manteve a infraestrutura que já funcionava e acrescentou, por cima, a camada que faltava, aquela que trata do trabalho administrativo que o ERP nunca se propôs fazer. É quase sempre aí que está o ganho mais rápido: não em substituir o que está bem, mas em automatizar a parte manual que ficou colada ao processo por hábito.