Pergunte a um gestor de PME quanto tem disponível nos bancos e a resposta demora o tempo de abrir dois ou três portais bancários. Pergunte quanto vai ter daqui a seis semanas e a resposta muda de natureza: deixa de ser uma consulta e passa a ser uma estimativa, quase sempre feita numa folha de cálculo que alguém alimenta à mão e que envelhece em horas.

A confusão entre as duas perguntas é mais comum do que parece. Muitas empresas acreditam que têm gestão de tesouraria porque conhecem o saldo. Mas o saldo responde apenas a "quanto tenho". A tesouraria, como disciplina de gestão, responde a "quanto vou ter, e quando", e é dessa resposta que dependem as decisões que importam: aceitar um prazo de pagamento mais longo, antecipar uma compra, aguentar um investimento.

Saber e projetar são operações diferentes

Saber é olhar para trás e para o presente: o que entrou, o que saiu, o que está pendente. Os sistemas de gestão fazem isto razoavelmente bem, porque registam factos.

Projetar é outra coisa. Exige assumir quando é que cada pendente se vai transformar em movimento bancário. E é aqui que a maioria das projeções falha, porque assenta numa ficção conveniente: a data de vencimento.

A data de vencimento é uma ficção útil

A data de vencimento é o que foi acordado, não o que vai acontecer. Há clientes que pagam sistematicamente a horas, clientes que pagam sempre com quinze dias de atraso, e clientes cujo comportamento varia com a época do ano. Uma projeção construída sobre datas teóricas trata todos como se pagassem da mesma forma, e por isso produz um número que parece rigoroso mas que a realidade desmente todas as semanas.

Quem faz cobrança conhece esta diferença de cor. Sabe qual o cliente que precisa de um lembrete e qual o que paga sem falhar. O problema é que esse conhecimento vive numa cabeça, não no sistema, e uma projeção que depende da memória de uma pessoa não escala nem sobrevive a umas férias.

O comportamento real como base

Desenvolvemos uma abordagem diferente para este problema: a projeção de liquidez parte do histórico real de pagamento de cada entidade. Com o histórico de liquidações a alimentar o modelo, o desvio típico de cada cliente face à data acordada deixa de ser intuição e passa a ser um dado. A fatura que vence a 30 dias num cliente que paga habitualmente a 45 entra na projeção a 45.

A diferença não é cosmética. Uma projeção baseada em comportamento real muda a semana em que a empresa vê o aperto a chegar, e ver o aperto com quatro semanas de antecedência em vez de uma é a diferença entre negociar com calma e pedir desculpa ao fornecedor.

O ficheiro estático nunca chega

A objeção habitual é que a folha de cálculo já faz isto. Faz, no dia em que foi atualizada. No dia seguinte já há movimentos novos nos bancos, recebimentos por cruzar, pendentes que mudaram. Uma projeção de tesouraria só é útil se estiver viva: ligada aos bancos, ligada ao sistema de faturação, refeita à medida que a realidade acontece.

A experiência com mais de 135 empresas mostra o mesmo padrão: quem gere pela projeção decide mais cedo, e quem gere pelo saldo decide quando o problema já chegou. O saldo de hoje é um facto. A tesouraria é uma leitura do futuro, e merece melhor do que uma ficção de datas.