No papel, é um problema resolvido: a loja online tem um conector, o ERP tem uma API, liga-se uma coisa à outra e as encomendas fluem. Na prática, o que se encontra nas empresas é diferente. Ou alguém transcreve encomendas à mão da loja para o ERP, ou existe um conector genérico que funciona até deixar de funcionar, e que quando falha não avisa ninguém. A empresa descobre a falha quando um cliente reclama.

Porque é que o conector genérico não chega

Os conectores prontos a usar assumem um catálogo simples: um produto, um preço, um stock. As empresas reais raramente são assim. Um distribuidor B2B pode ter quatro mil produtos com dez escalões de preço, descontos por volume, condições diferentes por cliente e regras fiscais que mudam consoante o país de destino. O conector genérico não conhece nenhuma destas regras, e a "integração" acaba a precisar de uma pessoa que corrija à mão o que o conector não entende.

O resultado é o pior dos dois mundos: a empresa paga a integração e continua a pagar o trabalho manual, com um agravante. O trabalho manual visível pelo menos falha de forma visível. O conector falha em silêncio, e o desfasamento entre o stock da loja e o stock real é frequentemente detetado primeiro pelo cliente do que pela empresa.

O que uma integração real precisa de fazer

Desenvolvemos este circuito para o caso concreto do catálogo complexo, e o desenho responde a três exigências que os conectores genéricos ignoram.

Primeiro, velocidade com verificação: uma encomenda na loja aparece no ERP quase de imediato, e as alterações de preço ou de stock chegam à loja em ciclos de sincronização ajustados aos requisitos de cada operação, complementados por uma reconciliação periódica do catálogo completo, que apanha qualquer desvio que tenha escapado entre ciclos.

Segundo, as regras do negócio dentro do circuito: os escalões de preço respeitam-se, as séries fiscais determinam-se automaticamente pelo país do cliente, as encomendas canceladas e duplicadas resolvem-se sozinhas em vez de ficarem a apodrecer numa fila de erros.

Terceiro, e mais importante, visibilidade sobre a própria integração.

Uma integração sem monitorização é uma avaria adiada

A diferença entre uma integração profissional e um conector é o que acontece quando algo corre mal, porque algo vai sempre correr mal: a API muda, a rede falha, um produto vem com dados inesperados. No circuito que desenvolvemos, cada encomenda tem estado visível num painel, as falhas reenviam-se com um clique, e ao fim de três falhas consecutivas o sistema alerta a equipa, com proteção contra avalanches de notificações. A falha deixa de ser silenciosa; passa a ser um evento gerido.

Integração é um processo, não um cabo

A lição que este padrão repete, e que a experiência com mais de 135 empresas confirma noutras variantes, é que integrar sistemas não é ligar um cabo entre dois pontos. É desenhar um processo que conhece as regras do negócio, que verifica o seu próprio trabalho e que pede ajuda quando não consegue resolver sozinho. Ter uma loja online e um ERP é ter dois sistemas. Integração é o que existe quando ninguém precisa de pensar no que se passa entre eles.