Há uma diferença entre trabalho e transporte de informação. Quando alguém passa dados de um sistema para outro, de uma folha de cálculo para um email, de um email para uma base de dados, não está a criar valor. Está a ser um intermediário entre máquinas que não comunicam entre si.

É uma distinção que raramente se faz. A pessoa está ocupada, está ao computador, parece estar "a trabalhar". Mas mover informação de um lado para outro não é trabalho. Trabalho é analisar, decidir, resolver.

A conta que ninguém faz

Dez minutos a preparar um email com o estado das encomendas. Quinze a copiar dados de um sistema para outro. Vinte a consolidar informação num Excel para enviar a alguém.

Nenhuma destas tarefas parece significativa. Mas multiplicadas por 20 dias úteis, são horas. Ao longo de um ano, são semanas inteiras de uma pessoa qualificada a fazer algo que uma máquina faz em segundos. Sem erros, sem atrasos, sem depender de alguém se lembrar.

E há outro custo que não se vê: enquanto essa pessoa transporta informação, não está a analisar os números que transporta. Não está a perceber o que os dados significam. Não está a pensar na estratégia. O trabalho repetitivo não apenas custa dinheiro. Impede que o investimento em pessoas qualificadas produza retorno.

Onde traçar a linha

Nem todo o trabalho repetitivo deve ser automatizado.

A questão é simples: a tarefa exige julgamento, ou é pura execução? Se segue sempre os mesmos passos, usa sempre os mesmos dados e produz sempre o mesmo resultado, é candidata a automação. Se exige avaliação ou interpretação, é trabalho humano.

A maioria das empresas tem mais tarefas do primeiro tipo do que imagina. Não porque as tenha desenhado assim, mas porque cresceram organicamente. Alguém começou a fazer uma coisa manualmente. Funcionou. E nunca mais ninguém perguntou se devia continuar a ser assim.

O ponto de partida

A questão não é se vale a pena automatizar. É mais concreta: quanto tempo por semana está a ser gasto a mover informação de um lado para outro, e quanto custa esse tempo?

Quando se faz essa conta, a resposta costuma surpreender.