Durante quatro décadas, software de gestão foi essencialmente ecrãs sobre uma base de dados: campos para preencher, listas para consultar, botões para confirmar. Essa camada está a mudar de forma, com pedidos em linguagem natural a substituir a navegação por menus. O que não muda é o que fica por baixo, e é aí que vale a pena perceber o que é da empresa e o que é do fornecedor.

Porque é que o formulário existiu

O formulário nunca foi o valor. Foi a forma que existia de meter informação estruturada numa base de dados sem que quem a metia soubesse programar, e resolveu esse problema durante muito tempo. Um ecrã com trinta campos, validações e um botão de gravar é uma tradução: alguém pensou o que a base de dados precisa de saber e desenhou a porta de entrada.

O que se percebe quando se olha para o que as pessoas fazem nesses ecrãs é que boa parte do trabalho é transcrição. Copia-se do email para o campo, do PDF para a linha, do que o cliente disse ao telefone para a observação. A pessoa não está a decidir nada nesse momento, está a converter formatos, e é precisamente esse trabalho que a camada nova elimina primeiro.

Se o ecrã deixar de ser o produto, o que é que a empresa tem

É aqui que a pergunta deixa de ser técnica e passa a ser de propriedade. Se o ecrã era aquilo por que se pagava licença, e o ecrã deixa de ser a parte difícil, o que sobra em nome da empresa?

Sobram três coisas, e todas eram invisíveis enquanto o formulário estava à frente. O modelo de dados, ou seja, a decisão sobre o que esta empresa considera ser um cliente, uma obra, uma entrega. As regras que descrevem como esta empresa trabalha e não como o setor em geral trabalha. E o registo do que aconteceu, com quem fez, quando, e sobre o quê.

As regras do negócio não vêm dentro do modelo

Nenhum modelo de linguagem adivinha que o terceiro escalão de preço só se aplica acima de determinado volume e apenas a clientes com um tipo específico de contrato. Nenhum adivinha que uma encomenda daquele cliente não sai sem confirmação de crédito, ou que aquela obra fatura por auto de medição e não por entrega. Isso é conhecimento acumulado que alguém dentro da empresa tem, e que fica escrito em algum lugar quando alguém se senta a escrevê-lo.

A questão relevante é onde é que ele fica escrito. Se as regras vivem apenas dentro da configuração de um produto alugado, saem com o produto. Se vivem numa camada que pertence à empresa, por cima de um núcleo certificado que trata do registo fiscal, então a interface passa a ser a peça descartável e a inteligência do negócio deixa de estar em risco por causa de uma decisão de fornecedor.

O registo continua, e tem de continuar

Há um mal-entendido a evitar. Conversar com o sistema não significa que o sistema passa a funcionar sem registo. Muda a forma de entrar, não a existência do que fica por baixo, e quando a informação passa a entrar por conversa, o rasto torna-se mais importante e não menos: quem pediu, o que o sistema fez, com que dados, e o que ficou gravado. Um pedido em linguagem natural que não deixa rasto é pior do que um formulário, porque parece mais moderno e é menos auditável.

E a decisão continua a ser humana nos pontos onde a consequência é séria, por uma razão que não tem nada de tecnológico: a consequência cai na empresa, não no modelo.

Escolha uma tarefa que a sua equipa faz num ecrã do sistema e conte os campos que são preenchidos com informação que a empresa já tem noutro sítio. Se forem mais de metade, o que a empresa paga nesse ecrã é digitação, e é essa a primeira parte a desaparecer.