Há uma estatística que circula há anos: cerca de 70% dos projectos de transformação digital não atingem os seus objectivos.

Setenta por cento.

E mesmo assim, empresas continuam a investir em automação, em novos sistemas, em "digitalização". Muitas vezes com os mesmos erros que alimentam esta estatística.

A pergunta não é se a tecnologia funciona. Funciona. A pergunta é porquê que tantas empresas falham a implementá-la.

O erro fundamental

A resposta é quase sempre a mesma: atirar tecnologia para cima de um processo mal definido. Ou inexistente.

Parece óbvio escrito assim. Mas acontece constantemente. Uma empresa decide que precisa de "automatizar" sem primeiro perceber o que está a automatizar. Quer ser mais eficiente, gastar menos, fazer mais com menos gente. Objectivos legítimos. Mas vagos.

Se não se consegue descrever um processo em termos simples, passo a passo, de forma que qualquer pessoa perceba, esse processo não está pronto para ser automatizado. Ponto final.

Automação não é um produto que se instala. É o resultado de compreender profundamente como o trabalho é feito.

"Queremos automatizar mas não sabemos por onde começar"

Esta frase aparece mais vezes do que seria de esperar.

E a resposta acaba por ser sempre a mesma: quem não sabe por onde começar, provavelmente não sabe onde quer chegar.

Muitas empresas procuram uma solução que se implementa e resolve tudo. Mas cada negócio tem as suas particularidades, os seus fluxos, as suas excepções. Não existe um botão mágico.

Para estas empresas, o trabalho começa antes da tecnologia. Sentar, mapear processos, perceber como as coisas realmente são feitas no dia-a-dia. Não como achamos que são feitas. Como realmente acontecem.

Os básicos primeiro. Depois a automação.

Dois tipos de processos

Nem tudo se automatiza da mesma forma.

Existem processos com um caminho claro: cada passo é conhecido, as regras são fixas, a árvore de decisão está definida. Para estes, automação tradicional funciona perfeitamente. Regras, condições, sequências. É o que se faz há anos.

Depois existem processos com nuances. Onde as decisões dependem de circunstâncias variáveis, onde o contexto importa, onde o caminho nem sempre é o mesmo. É aqui que os agentes de IA podem ter um papel relevante. Quando há demasiadas variáveis para codificar em regras fixas, um agente com o contexto certo pode avaliar a situação e sugerir o próximo passo.

O erro está em tratar tudo como se precisasse de IA. A maioria dos processos de uma empresa são do primeiro tipo. Automação simples, bem implementada, resolve.

Os 30% que têm sucesso

O que distingue os projectos que funcionam? Processo. Documentação. Clareza.

As empresas que têm sucesso com automação investem tempo a definir como as coisas funcionam antes de investir dinheiro em tecnologia. Sabem descrever os seus fluxos. Identificaram os pontos de desperdício. Têm uma visão clara do que querem alcançar.

Depois, a tecnologia executa. E executa bem.

A regra de ouro

Antes de automatizar qualquer coisa, vale a pena perguntar: consigo explicar este processo a alguém em cinco minutos, de forma que perceba completamente?

Se a resposta é sim, há condições para avançar. Se a resposta é não, o primeiro investimento não é em tecnologia. É em clareza.