Em empresas com equipas no terreno, o custo real de cada obra fica conhecido semanas depois de a obra acabar. Nessa altura, a proposta seguinte já foi enviada, e foi feita com o preço da anterior em vez do custo dela. É assim que uma empresa passa anos a orçamentar sem saber quais dos seus trabalhos pagam e quais são sustentados pelos outros.

Porque é que o custo chega depois da próxima proposta

O circuito é quase sempre o mesmo. As horas registam-se em papel ou numa folha de cálculo, alguém as recolhe no fim do mês, consolida-as à mão e passa-as ao sistema, linha a linha. O trabalho de fechar o mês torna-se um trabalho de andar atrás de pessoas, e o que chega no fim chega tarde, chega incompleto, ou chega com números arredondados por quem já não se lembra bem.

O atraso é o sintoma reconhecido, e é o que gera queixa. A consequência silenciosa é outra: entre o fim da obra e o momento em que o seu custo existe no sistema, a empresa continuou a orçamentar. Os preços dessas propostas saíram do histórico comercial, que sabe o que se cobrou, e não do histórico de custos, que ainda não sabe o que se gastou.

Duas obras com a mesma fatura e margens opostas

O que se vê no terreno é que a variação de rentabilidade entre trabalhos semelhantes é muito maior do que os gestores esperam. Duas obras com valor de fatura próximo podem ter margens completamente diferentes por causa de deslocações a mais, de uma equipa que ficou parada à espera de material, ou de horas que foram alocadas a um centro de custo genérico porque no momento do registo ninguém sabia a que obra pertenciam.

Quando só se olha ao resultado do mês, estas diferenças anulam-se umas às outras e o negócio parece homogéneo. Não é. E as obras que doem são exatamente aquelas de que as pessoas guardam pior memória, porque se arrastaram, tiveram idas e voltas, e nunca tiveram um momento claro de fim.

As horas atribuídas no fim não são as horas que aconteceram

Há uma diferença prática entre registar e reconstituir. Quem regista no dia sabe onde esteve e o que fez. Quem reconstitui no fim do mês está a estimar de boa-fé, e as estimativas de boa-fé têm um padrão previsível: distribuem-se de forma suave, encaixam nas horas contratadas, e fazem desaparecer precisamente os excessos que interessava ver.

Isto significa que um sistema de custeio alimentado por consolidação manual não é um sistema com atraso. É um sistema que devolve números plausíveis em vez de números reais, o que é pior, porque plausível não se questiona.

O registo tem de acontecer onde o trabalho acontece

A correção não é administrativa, é de desenho. O registo tem de ser feito por quem faz o trabalho, no dia em que o faz, no sítio onde está, com o centro de custo escolhido nesse momento e não atribuído mais tarde por outra pessoa. Quem não registou tem de ser avisado sem que isso obrigue alguém a fazer a ronda. E o que foi registado tem de chegar ao sistema onde vive a contabilidade sem transcrição pelo meio, porque cada transcrição é uma oportunidade nova de erro e um dia de trabalho que ninguém contabiliza.

Feito isto, o custo da obra deixa de ser um resultado de fecho e passa a ser um número que se acompanha enquanto a obra corre, o que muda a decisão de quem ainda pode agir sobre ela.

Escolha uma obra que terminou no mês passado e pergunte quanto custou, em horas e em deslocações. Se a resposta demorar mais de um dia a chegar, ou vier com a palavra "aproximadamente", o próximo orçamento vai sair com o preço do anterior e não com o custo dele.