Muitas empresas vivem uma tensão que nunca chega a ser nomeada: o ERP funciona bem para a contabilidade e para as obrigações fiscais, mas é lento e complicado de mais para quem trabalha no terreno. O resultado é que as operações do dia a dia acontecem fora do sistema, em papel, telefone e folhas de cálculo, e só chegam ao ERP mais tarde, quando alguém as transcreve.
Bom no que faz, errado para o terreno
Um ERP é desenhado para garantir rigor contabilístico e fiscal, e nisso costuma cumprir. O problema é que o mesmo rigor que o torna fiável para o fecho de contas torna-o pesado para um operador que precisa de registar uma operação em segundos, no meio de uma tarefa física. Pedir a essa pessoa que use diretamente o ERP é pedir-lhe que pare o trabalho real para alimentar um sistema que não foi pensado para o ritmo dela.
A mesma coisa escrita quatro vezes
Sem uma ponte entre o terreno e o sistema, instala-se um padrão conhecido: a mesma informação é escrita à mão três ou quatro vezes antes de chegar ao destino. O operador anota num papel, alguém passa para uma folha de cálculo, outra pessoa cria o documento no ERP, e algures pelo caminho um valor troca-se, uma data falha, um lote fica mal identificado. Cada reescrita é uma oportunidade de erro, e o erro, quando aparece, aparece longe da origem, o que torna difícil perceber onde nasceu.
Mudar de ERP raramente é a resposta
Perante esta fricção, a tentação é concluir que o ERP é o problema e que é preciso trocá-lo. Quase sempre é a conclusão errada. O ERP costuma estar a fazer bem aquilo para que existe, e substituí-lo é um projeto caro, demorado e arriscado que, no fim, vai esbarrar na mesma dificuldade: continuar a não ser a ferramenta certa para o terreno. O que falta não é um ERP melhor. É a camada que medeia entre as operações e o sistema.
Uma camada simples por cima
Desenvolvemos essa camada como uma interface simples, no telemóvel ou no tablet, onde o operador regista o que está a fazer com poucos toques. O sistema trata do resto: calcula pesos, gera lotes, cria automaticamente os documentos legais no ERP, e comunica à Autoridade Tributária quando é caso disso. Numa operação deste tipo, passam a ser gerados de forma automática mais de dez tipos de documentos que antes exigiam introdução manual, e a rastreabilidade lote a lote, do campo à expedição, fica garantida sem trabalho administrativo adicional.
Quando o terreno e o sistema falam
Para além do tempo poupado, há um ganho maior, de fidelidade: o que o sistema sabe passa a corresponder ao que aconteceu de facto, porque foi registado uma vez, na origem, por quem estava lá. Em algumas destas operações, diferenças que nunca tinham sido medidas, como o desvio entre o peso colhido e o peso calibrado, tornaram-se visíveis pela primeira vez, simplesmente porque o dado deixou de se perder no caminho. O ERP continua a ser o back-office sólido que já era. Por cima dele, passou a existir o front-office que o terreno precisava.